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Mensa diffusa: cos’è, come funziona e tutto ciò che c’è da sapere

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Mensa diffusa: cos’è, come funziona e tutto ciò che c’è da sapere

La mensa diffusa è il nuovo sistema che completa l’offerta della pausa pranzo sostituendosi all’indennità di mensa in busta paga e alla mensa aziendale interna e integrandosi all’occorrenza con il sistema buoni pasto ticket restaurant.

Scopri tutto quello che c’è da sapere sulla pausa pranzo con questa guida aggiornata che illustra nel dettaglio la normativa e una descrizione dettagliata di tutte le tipologie di pranzo aziendale con costi e benefici.

Contenuti:

La pausa pranzo rappresenta da sempre un momento di socialità tra lavoratori ed è fondamentale per il benessere fisico e mentale, ma non solo. La pausa pranzo offerta dalle aziende rappresenta anche una misura di welfare di base, amatissima dai dipendenti e irrinunciabile per molte aziende.
Il momento della pausa pranzo ha subito nei decenni dei notevoli mutamenti: dalla mensa aziendale interna, che vedeva i lavoratori tutti riuniti per il pranzo in una struttura messa a disposizione dall’azienda, si è passati in tempi più moderni al sistema dei buoni pasto, che consente ai lavoratori di acquistare il pranzo tramite dei voucher cartacei o elettronici messi a disposizione dal datore di lavoro. Alla base dell’idea dei buoni pasto c’è la volontà di agevolare il lavoratore e dargli la possibilità di scegliere ogni giorno cosa (e dove) mangiare: tuttavia, il sistema dei buoni pasto risulta talvolta troppo oneroso per le aziende, dati i suoi alti costi in termini di tasse

Stesso discorso per l’indennità di mensa in busta paga, ovvero la scelta del datore di lavoro di corrispondere l’importo per il pranzo quotidiano dei propri lavoratori con accredito diretto insieme allo stipendio mensile, scelta che però comporta un dispendio ancora maggiore. 

La domanda sorge dunque spontanea: come garantire ai lavoratori un pasto di qualità, sano e a libera scelta, ogni giorno, senza essere costretti a disperdere una parte consistente del budget per il pranzo aziendale in tasse?

La risposta è semplice e si chiama mensa diffusa: l’alternativa vantaggiosa per aziende e dipendenti all’indennità in busta paga e anche alla mensa aziendale interna, che volendo può essere anche integrata al sistema dei buoni pasto già in uso. 

Vediamo come funziona.

Una definizione di mensa diffusa

Lidea di mensa aziendale “diffusa” prende spunto dalla tradizionale mensa aziendale adattandosi però alle necessità dei tempi moderni. La mensa aziendale diffusa è in sostanza costituita da una rete di esercizi commerciali convenzionati (ristoranti, bar, trattorie, tavole calde etc.) dove i lavoratori possono consumare il proprio pasto aziendale offerto dall’azienda, semplicemente utilizzando, al posto dei contanti o del badge elettronico per i buoni pasto, un’app per smartphone. 

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Il concetto è in tutto e per tutto simile a quello su cui si basa la mensa aziendale interna: la differenza consiste nel fatto che il servizio non viene erogato dall’azienda, con tutte le responsabilità che ciò comporterebbe, ma da altri esercizi commerciali convenzionati. Questo si traduce in meno incombenze per l’azienda e maggiore possibilità di scelta per i dipendenti, che possono decidere dove pranzare ogni giorno e con la possibilità di richiedere l’attivazione di nuove convenzioni con i loro ristoranti preferiti e “pagando” semplicemente con il proprio smartphone: una vera e propria rivoluzione, dal buono pasto al buono pranzo, che garantisce vantaggi per tutti: dipendenti, aziende e ristoratori.

Come funziona per le aziende

La mensa diffusa rappresenta la naturale evoluzione del sistema dei buoni pasto, un sistema alle volte macchinoso e soprattutto dispendioso per tutte le parti in gioco: aziende, dipendenti, ristoratori.

Le aziende in particolar modo possono trarre grandi vantaggi dalla scelta della mensa diffusa come sistema per corrispondere il pranzo aziendale ai propri lavoratori.

A differenza dei buoni pasto infatti, il servizio di mensa aziendale diffusa è al 100% esentasse, a prescindere dall’importo che si desidera erogare per ciascun dipendente come “rimborso” per il pranzo. 

Se hai un’azienda lo sai bene: i buoni pasto sono una scelta percorribile soltanto entro un certo limite di importo per dipendente, ovvero 4 euro per i buoni pasto cartacei e 8 euro per i buoni pasto elettronici. 

Oltre questa soglia i buoni pasto vanno a costituire reddito da lavoro dipendente e sono soggetti al pagamento di tasse, cosa che non avviene con il sistema di mensa diffusa: all’acquisto dei pasti infatti corrisponde l’emissione di una fattura che è completamente deducibile per l’azienda, a prescindere dall’importo giornaliero che si decide di erogare a ciascun dipendente per il pranzo. 

Ma non solo: oltre alla deducibilità al 100% il sistema di mensa diffusa permette anche alle aziende di recuperare gli importi non spesi. Un sistema di cashback evita gli sprechi, consentendo all’azienda di recuperare sia gli importi spesi parzialmente, ad esempio se un dipendente spende una cifra inferiore di quella a sua disposizione, sia i pasti non consumati dai dipendenti, ad esempio in caso di assenza del lavoratore o semplicemente per una sua scelta di non usufruirne.

Come funziona per i dipendenti

Usufruire del servizio di mensa diffusa è altrettanto semplice e vantaggioso per i dipendenti: sappiamo bene che il pranzo aziendale è la prima forma di welfare aziendale, nonché il benefit più amato dai lavoratori. 

Tuttavia, anche per i dipendenti questo benefit non è esente da spese: scegliendo il sistema dei buoni pasto anche il lavoratore è tenuto al pagamento di tasse sull’eccedenza dell’importo giornaliero, cioè qualora questo dovesse superare gli 8 euro. Stesso discorso si applica all’indennità di mensa in busta paga. 

Per non parlare delle difficoltà che la maggior parte dei lavoratori incontra nello “spendere” i buoni pasto, spesso rifiutati dagli esercenti a causa delle commissioni troppo alte: difficoltà che spesso costringe i lavoratori ad utilizzare i buoni pasto per fare la spesa, snaturando completamente il senso di questo fondamentale benefit aziendale, che è quello di garantire ogni giorno ai propri dipendenti la possibilità di accedere ad un pasto sano, gustoso ed equilibrato. 

Con il sistema di mensa diffusa invece non ci sono costi nascosti: il dipendente ha diritto ogni giorno ad un pasto aziendale per un determinato valore stabilito dall’azienda e può consumarlo dove desidera, scegliendo ogni giorno nella lista di esercizi commerciali convenzionati un ristorante diverso in cui pranzare. 

E se la convenzione non dovesse essere ancora attiva, anche il dipendente può richiederla, inserendo così nella lista anche i propri ristoranti preferiti: una risorsa importante che permette al lavoratore di consumare il pranzo offerto dall’azienda anche se si trova fuori dall’ufficio oppure se lavora in smart-working, scegliendo un ristorante vicino casa.

Come funziona per i ristoranti

Il funzionamento della mensa diffusa è molto semplice anche per i ristoranti e, anche in questo caso, permette un notevole risparmio rispetto ai buoni pasto. 

Non è un mistero che negli ultimi anni il meccanismo dei buoni pasto si sia rivelato sempre più complesso e soprattutto svantaggioso, per tutti gli attori coinvolti: i più colpiti sono proprio ristoratori ed esercenti che sono costretti a pagare commissioni salate. 

Ogni volta che accettano un buono pasto, i ristoratori sono infatti costretti a versare una commissione pari a circa il 30% del ricavato: questo li spinge a dover tagliare su altre voci di costo, specialmente in questo momento storico poco roseo per l’economia del settore.

Con il sistema della mensa diffusa queste commissioni si riducono sensibilmente, di circa il 20% rispetto ai buoni pasto. Inoltre il sistema della mensa diffusa è molto più semplice anche per i ristoratori: per entrare a far parte della rete basta scaricare un’app, impostare i propri menù in base a diverse fasce di prezzo e utilizzare l’app anche per registrare i pagamenti direttamente al tavolo con il QR code.

Alla fine del mese basterà inviare una fattura con tutti i pasti consumati tramite il sistema di mensa diffusa per ottenere il rimborso: i pagamenti sono garantiti entro 15 giorni dall’emissione della fattura e le commissioni sono solo del 10%

Mensa diffusa: pro e contro

I pro della mensa diffusa, come abbiamo visto, sono talmente tanti da far passare in secondo piano i contro, che in ogni caso sono pochi e di scarso rilievo. 

I vantaggi
  • Il sistema di mensa diffusa è esentasse
  • Solleva l’azienda dalle responsabilità legate alla gestione della mensa aziendale interna
  • Garantisce ai lavoratori ampia scelta tra tanti ristoranti diversi in cui consumare un pranzo aziendale di qualità, senza doversi accontentare di un menù fisso o di un panino portato da casa
  • Permette ai ristoratori di evitare il sistema dei buoni pasto che li costringe a pagare elevate commissioni e garantisce rimborsi mensili 
Gli svantaggi

D’altra parte, volendo trovare degli svantaggi, la mensa diffusa:

  • Non consente ai dipendenti di “accumulare” l’importo giornaliero per il pranzo né di spenderlo in esercizi commerciali non convenzionati 
  • Non tutti i ristoratori potrebbero essere interessati ad attivare una convenzione 
  • La scelta aziendale di sostituire il sistema dei buoni pasto con quello della mensa aziendale diffusa potrebbe comportare attriti tra direttivo aziendale e lavoratori, ma va chiarito che le due soluzioni possono essere tranquillamente affiancate e convivere senza difficoltà logistiche o organizzative.

I vantaggi della mensa diffusa per aziende, dipendenti e ristoratori

In realtà i vantaggi della mensa diffusa sono decisamente superiori agli svantaggi: vediamoli più nel dettaglio per aziende, dipendenti e ristoratori.

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Tutti i vantaggi per le aziende
  • Il servizio di mensa diffusa permette alle aziende di abbattere tutti i costi aggiuntivi legati all’erogazione del benefit del pranzo aziendale, come il pagamento dei contributi fiscali e previdenziali 
  • La mensa diffusa funziona esattamente come una mensa aziendale interna, ma senza i relativi obblighi, costi e responsabilità per l’azienda
  • Il servizio di mensa diffusa è 100% esentasse, a prescindere dall’importo dei buoni pasto giornaliero, quindi anche qualora questi superino gli 8 euro al giorno, ovvero la soglia massima per la deducibilità dei ticket restaurant 
  • Scegliendo la mensa diffusa l’azienda ha la possibilità di detrarre completamente l’aliquota IVA al 4%, infatti il servizio viene erogato dietro pagamento di una regolare fattura che può essere detratta come una comune spesa aziendale
  • La mensa diffusa permette alle aziende un ulteriore risparmio grazie ad un sistema di cashback, che consente di recuperare sia l’eccedenza risultante dagli importi giornalieri spesi parzialmente sia i buoni pranzo non consumati .
Tutti i vantaggi per i dipendenti
  • Il servizio di mensa diffusa consente ai dipendenti di consumare, a spese dell’azienda, un pasto sano e di qualità ogni giorno
  • La scelta è molto più ampia rispetto a quella consentita da una mensa interna, perché gli esercizi commerciali convenzionati sono svariati, permettendo di variare anche la propria alimentazione 
  • I dipendenti hanno la possibilità di richiedere l’attivazione del servizio anche in ristoranti non ancora convenzionati
  • Con la mensa diffusa è possibile usufruire del buono pranzo anche se non ci si trova in ufficio, perché è possibile convenzionare qualunque ristorante, ad esempio vicino casa se si lavora in smart working 
  • Utilizzare il servizio di mensa diffusa è semplice e veloce anche nei pagamenti, che avvengono tramite smartphone e contactless 
  • È possibile pagare al tavolo senza correre rischi facendo la fila in cassa, inoltre non c’è pericolo di dimenticare il badge elettronico a casa o in ufficio.
Tutti i vantaggi per i ristoratori 
  • Il sistema di mensa aziendale diffusa presenta delle commissioni per i ristoratori che attualmente sono le più basse sul mercato, cioè del 10% invece che del 30% come avviene per i buoni pasto 
  • Attivare la convenzione è molto semplice, basta scaricare un’app attraverso la quale si possono anche registrare i pagamenti da parte dei clienti
  • Non occorre un ulteriore POS né ci sono altri costi nascosti 
  • Il rimborso avviene tramite l’emissione di una fattura mensile in cui vengono sommati tutti i pasti consumati dai lavoratori 
  • Il pagamento della fattura avviene entro 15 giorni dalla data di emissione, quindi a differenza dei buoni pasto non c’è alcun rischio di aspettare mesi per ricevere il rimborso
  • Attivare il servizio di mensa diffusa è un’opportunità per i ristoratori di aumentare il numero di clienti ricorsivi, soprattutto nell’ora di pranzo quando l’affluenza è generalmente meno intensa, o addirittura ampliare la propria offerta aprendosi al doppio turno.

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Pausa pranzo aziendale: la normativa di riferimento

La pausa pranzo è un vero e proprio diritto per i lavoratori: la possibilità di effettuare una pausa per pranzare e “staccare” dal lavoro è considerata infatti una vera e propria necessità per i lavoratori a tempo pieno. 

Una necessità che non riguarda soltanto l’aspetto fisiologico del mangiare, ma anche quello psicofisico del concedersi un momento per interrompere i compiti e le attività lavorative e ricaricarsi prima di affrontare la seconda parte della giornata.Non a caso, la pausa pranzo è regolamentata da una normativa specifica: vediamo insieme cosa dice la legge italiana in proposito.

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Pausa pranzo aziendale: cosa prevede la legge

Il dlgs n. 66/2003 sancisce la pausa pranzo come un diritto spettante a tutti i lavoratori che abbiano un contratto a tempo pieno, il cui orario di lavoro superi cioè le 6 ore giornaliere, e diventa di fatto obbligatoria trascorse le prime 6 ore di lavoro consequenziali. 

Se ne deduce che, a prescindere dalla durata giornaliera del suo lavoro, un dipendente non può lavorare per più di 6 ore consecutivamente: allo scadere della sesta ora è tenuto a rispettare il diritto/dovere della pausa pranzo.

L’obbligo di far rispettare questa normativa ricade sul datore di lavoro, che è quindi tenuto a prevedere una pausa durante l’attività lavorativa che superi le 6 ore al giorno. Tuttavia il datore di lavoro ha discrezionalità per quanto riguarda la scelta della durata della pausa pranzo, che può andare dalla mezz’ora alle due ore. 

Qualità della pausa pranzo e produttività del lavoro

Il momento della pausa pranzo è così importante che è stato anche oggetto di studi, negli anni, da parte di numerosi enti, pubblici e privati, che ci permettono di avere una fotografia abbastanza realistica e dettagliata di come le abitudini in pausa pranzo influenzino le performance lavorative.

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La pausa pranzo emerge quindi come un momento fondamentale nell’arco della giornata lavorativa, durante il quale i lavoratori possono prendersi cura delle loro esigenze psico-fisiche, non soltanto attraverso il pasto ma anche coltivando momenti di socialità.

Una pausa pranzo ben fruita e organizzata migliora le performance lavorative e rende i lavoratori più produttivi, a patto di rispettare alcune semplici regole.

Alzarsi, sgranchirsi le gambe uscendo dall’ufficio per una breve passeggiata o semplicemente una boccata d’aria sono comportamenti virtuosi. Da evitare invece pranzare davanti allo schermo del computer o peggio ancora mangiare mentre si lavora o saltare completamente la pausa pranzo, che fa male al fisico oltre che alla mente e all’umore.

Pausa pranzo: cosa spetta ai lavoratori

Come abbiamo visto finora, la pausa pranzo è un diritto inalienabile di ogni lavoratore a tempo pieno. Ai lavoratori spetta dunque un periodo di riposo, di durata variabile ma non inferiore alla mezz’ora, se la giornata lavorativa supera le 6 ore.

Per quanto riguarda indennizzi e retribuzione, la pausa pranzo non è retribuita: dato che il tempo trascorso in pausa pranzo non viene impiegato in attività lavorative, questo non viene conteggiato all’interno della retribuzione.

Tuttavia, la maggior parte dei datori di lavoro riconosce ai propri dipendenti un indennizzo per il pranzo aziendale che, come abbiamo detto, costituisce una fondamentale misura di welfare. Questo indennizzo può essere corrisposto sotto varie forme: 

  • Indennità in busta paga 
  • Buoni pasto cartacei o elettronici
  • Mensa aziendale interna
  • Mensa aziendale diffusa.

A seconda della forma scelta cambiano le modalità di fruizione da parte dei lavoratori ma anche il dispendio economico per le aziende: scegliendo la mensa diffusa è possibile accedere ad alcune agevolazioni fiscali e, allo stesso tempo, garantire ai propri dipendenti un benefit di qualità.

Pausa pranzo e welfare aziendale: le agevolazioni fiscali 

Il welfare aziendale è fondamentale per aumentare la produttività lavorativa e migliorare l’engagement dei propri collaboratori: non è un mistero che uno dei benefit più amati dai lavoratori sia proprio il welfare aziendale della pausa pranzo. 

Non a caso, sono tantissime le aziende che scelgono di offrire il pranzo ai propri dipendenti, spesso anche pagando più del necessario per assicurare la qualità del servizio.

Ma è davvero necessario?

In realtà, risparmiare sul benefit del pranzo aziendale è possibile, scegliendo il sistema della mensa diffusa, l’alternativa alla tradizionale mensa aziendale interna e all’ormai obsoleto sistema dei buoni pasto, che permette all’azienda di usufruire di alcune agevolazioni fiscali. 

Grazie alla mensa diffusa è possibile garantire ai dipendenti un pasto sano ed equilibrato ogni giorno, offrendo loro la possibilità di scegliere dove pranzare in una rete di ristoranti e locali convenzionati e semplificando le modalità di pagamento del pasto, garantendo allo stesso tempo all’azienda un interessante risparmio.

Il sistema dei buoni pasto permette ai datori di lavoro di risparmiare solo se si resta entro un certo budget giornaliero: ottenere gli sgravi fiscali è infatti possibile se non si supera la soglia degli 8 euro al giorno per dipendente, oltre la quale l’azienda è tenuta al pagamento di tasse sull’eccedenza, che va a costituire reddito da lavoro dipendente.

La mensa diffusa invece funziona esattamente come una mensa aziendale interna, con la differenza che il servizio viene erogato da una rete di esercizi commerciali convenzionati: il costo del pranzo aziendale diventa in questo modo completamente deducibile per l’azienda, con aliquota al 4%.

Già questo permette all’azienda di tagliare notevolmente i costi per il pranzo aziendale, così da recuperare budget da destinare eventualmente all’attivazione di altre misure di welfare aziendale.

Ma non solo: il sistema di mensa diffusa combatte anche gli sprechi e l’uso improprio del buono pranzo, perché ogni volta che un pasto non viene consumato o che l’importo giornaliero viene speso parzialmente, quello che avanza viene restituito all’azienda grazie ad un sistema di cashback.

Pausa pranzo per i dipendenti: i costi per il datore di lavoro

Con la mensa diffusa non ci sono costi nascosti: l’azienda paga solo per i pasti e per l’importo che i lavoratori hanno effettivamente consumato, senza dover spendere un centesimo in più in tasse e/o contributi. 

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Chi ha un’azienda che offre il pranzo ai dipendenti sa bene che questo benefit, seppur essenziale per i lavoratori, può avere costi davvero esosi per i datori di lavoro: a seconda del sistema scelto infatti i costi possono lievitare fino ad arrivare al 30% in più dell’importo netto che si intende destinare a ciascun dipendente per la sua pausa pranzo. 

Facciamo un esempio pratico: un’azienda che vuole offrire un buono pranzo del valore di 10 euro ai propri dipendenti si ritrova a spendere da 1.23 a 6.15 € in più, ogni giorno, per ogni lavoratore, a seconda del sistema scelto. Una cifra che, sommata, chiaramente rappresenta una spesa non da poco. 

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I costi “nascosti” non ci sono solo per le aziende ma anche per i lavoratori. 

Sebbene in misura molto minore, anche i lavoratori vengono tassati quando ricevono e utilizzano i buoni pasto aziendali: in particolare, in un anno, un dipendente che usufruisce di buoni pasto per l’ammontare di 10€ l’uno “perderebbe”:

  • 83€, quindi circa 8 buoni pasto, se il buono è in formato elettronico
  • 249€, quindi quasi 25 buoni pasto, se il buono è in formato cartaceo 
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Andiamo ora ad approfondire più in dettaglio la differenza tra i vari sistemi e scopriamo quali sono le differenze rispetto alla mensa diffusa. 

Conosci davvero tutti i costi nascosti dei buoni pasto?

Scarica la guida ai costi dei buoni pasto

Pausa pranzo aziendale: tutte le tipologie

Come dicevamo, esistono diverse tipologie di pausa pranzo aziendale, ognuna con le sue caratteristiche e, soprattutto, ognuna con i suoi costi specifici. Dai buoni pasto all’indennità in busta paga al servizio di mensa aziendale interna, ogni scelta presenta dei costi aggiuntivi che vanno tenuti in considerazione quando si sceglie come erogare il fondamentale benefit del pranzo aziendale ai propri lavoratori.

Buoni pasto cartacei ed elettronici

I buoni pasto, altrimenti noti come ticket restaurant, sono indubbiamente il sistema più diffuso per offrire il pranzo ai propri dipendenti e rappresentano la prima scelta sia di aziende private sia nel settore pubblico. A ben guardare però, i buoni pasto non sono così convenienti, né per l’azienda, né per i dipendenti né per gli esercenti: il sistema è ormai fallato, per una serie di ragioni. 

Benché la manovra finanziaria del 2020 abbia recentemente innalzato la soglia di deducibilità dei buoni pasto in formato elettronico portandola ad 8 euro, i buoni pasto restano comunque un sistema meno conveniente per le aziende, soprattutto se offrono un pasto di un valore giornaliero superiore a questa cifra. 

Oltre gli 8 euro infatti, l’importo che l’azienda corrisponde al lavoratore sotto forma di buono pasto va a costituire reddito da lavoro dipendente, quindi è soggetta a tassazione sia per l’azienda stessa che per i lavoratori.

Al di sotto degli 8 euro questo problema non c’è, ma ciò rende solo apparentemente i buoni pasto una soluzione valida: a pesare sulla bilancia ci sono infatti anche gli esercenti commerciali, che sempre più numerosi stanno scegliendo di rifiutare il pagamento con i ticket restaurant a causa delle elevate commissioni (circa il 30% del guadagno) e dei ritardi nei pagamenti, che a volte impiegano anche mesi per essere accreditati.

Di conseguenza, il lavoratore si trova spesso in condizione di non poter spendere il proprio buono pasto nei suoi ristoranti preferiti, finendo per utilizzarlo impropriamente per fare la spesa al supermercato ed accontentandosi a pranzo di un panino freddo, contro ogni buona pratica di benessere individuale e welfare aziendale. 

Con i buoni cartacei, la situazione si complica ancora di più diventando praticamente insostenibile da un punto di vista economico: la stessa finanziaria che ha innalzato la soglia di deducibilità per i buoni elettronici ha deciso infatti di abbassarla a 4 € per i buoni pasto cartacei, nel tentativo di disincentivare le transazioni non digitali, rendendo difatti questa scelta assolutamente sconveniente.

Ne consegue che i costi per i buoni pasto in formato cartaceo sono diventati praticamente insostenibili per un’azienda. Se non si può dire esattamente lo stesso per i buoni pasto in formato elettronico, bisogna però ricordare che anche questi, superata la soglia degli 8 euro giornalieri, presentano delle imposte aggiuntive non da poco. 

In media, un buono pasto costa all’azienda dal 12% al 30% in più a seconda dell’importo giornaliero e della scelta tra formato elettronico o cartaceo.

Una cifra che può sembrare tutto sommato accettabile se si pensa al costo di un singolo buono pasto, oppure al costo mensile per un solo dipendente, ma che diventa decisamente esoso se si moltiplica per tutti i dipendenti che ogni giorno, di ogni mese, di ogni anno, ricevono il buono pasto aziendale.

Ad esempio, un’azienda che offre ai suoi 50 dipendenti buoni pasto elettronici del valore di 10 euro al giorno, si trova a spendere, oltre ai 500 euro netti per il pasto, altri 61 euro al giorno, che moltiplicati per un mese e addirittura per un anno arrivano a somme davvero da capogiro:

  • 12.354 euro al mese a fronte di 11mila euro netti per il costo dei pasti
  • 140.381 euro all’anno a fronte di 125mila euro netti per il costo dei pasti.

Questi costi diventano letteralmente spropositati qualora l’azienda dovesse scegliere buoni pasto in formato cartaceo invece che in formato elettronico. Vediamoli, utilizzando sempre lo stesso esempio di un’azienda con 50 dipendenti:

  • 684 euro al giorno invece di 500 euro netti 
  • 15.061 euro al mese invece di 11mila euro netti
  • 171.144 invece di 125mila euro netti.

Servizio di mensa aziendale

Il servizio di mensa aziendale sembra essere, tra tutte le alternative proposte, quella migliore: i costi di una mensa interna infatti sono relativamente più bassi rispetto a quelli per l’acquisto di buoni pasto e oltretutto non solo la mensa aziendale interna non è soggetta a tassazione, ma addirittura è possibile dedurre le spese sostenute per offrire questo servizio ai propri dipendenti.

Great workplace to lunch

Tuttavia, a ben guardare, attivare una mensa aziendale interna non è così semplice come può apparentemente e inizialmente sembrare. 

Innanzitutto, per effettuare servizio di mensa interna, l’azienda deve avere a disposizione oppure creare un locale che sia idoneo al consumo di pasti: questo significa garantire che siano rispettate tutte le normative legate all’aerazione, alla pulizia ed alla sanificazione di questi locali, che di questi tempi sono da seguire in modo molto più attento e scrupoloso, per la tutela della salute di tutti. 

Per non parlare poi delle aree adibite alla preparazione dei pasti, soggette a norme ancora più stringenti e specifiche, nonché della necessità di assumere personale di cucina qualificato. 

Insomma, anche se le spese per il servizio di mensa aziendale interna sono completamente deducibili, le responsabilità per l’azienda aumentano non di poco, tanto da far risultare questa scelta sconveniente. 

Inoltre, ai tempi del lavoro agile e della flessibilità, sostenere il costo di una mensa aziendale è davvero rischioso se si pensa che spesso i dipendenti finirebbero per non usufrurine perché impegnati fuori sede oppure in smart-working. 

La mensa aziendale rischia quindi di diventare un costo fisso impossibile da ammortizzare se i dipendenti non possono comunque usufruirne. 

La nuova realtà rappresentata dallo smart working impone quindi anche di ripensare il benefit della mensa aziendale in una nuova ottica, più moderna e più smart.

Il servizio di mensa aziendale diffusa funziona esattamente come una mensa interna per quanto riguarda la deducibilità dei costi, ma non implica alcuna assunzione di responsabilità da parte dell’azienda che, di fatto, delega a terzi l’incombenza di preparare i pasti, limitandosi semplicemente a pagarli. Inoltre, il dipendente ha la possibilità di consumare il pasto aziendale ovunque si trovi, presso uno degli esercizi commerciali convenzionati, anche richiedendo in prima persona l’attivazione della convenzione nei suoi ristoranti preferiti: questo significa dare al lavoratore la garanzia di poter consumare un pasto aziendale di qualità in qualunque luogo e in qualunque momento, anche quando lavora in smart working. 

Indennità di mensa in busta paga

Concludiamo questa panoramica delle varie tipologie di pausa pranzo aziendale con l’ultima, e in assoluto più sconveniente, modalità di corresponsione di questo benefit: l’indennità di mensa in busta paga. 

Versare l’indennità per il pranzo in busta paga significa, appunto, calcolare l’importo che il lavoratore spenderebbe in media ogni giorno per consumare il suo pranzo fuori casa, nella pausa dal lavoro, e corrispondere questo importo direttamente in busta paga insieme allo stipendio. 

Una modalità che appare molto comoda ma che comporta costi nascosti molto elevati, sia per l’azienda sia per i lavoratori. 

L’indennità di mensa in busta paga infatti va a costituire reddito da lavoro dipendente, quindi è soggetta a tassazione piena per l’azienda.

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Questo significa che, per corrispondere un’indennità di 10 euro per il pranzo, per utilizzare sempre il nostro esempio di poco fa con i buoni pasto, l’azienda dovrà pagare in aggiunta oltre il 60% di tasse. 

Ma non solo: l’indennità in busta paga costituisce reddito anche per i lavoratori, che di fatto ricevendola vedono aumentare il proprio salario netto: questo significa che saranno a loro volta soggetti a una tassazione maggiorata, finendo per ricevere, al netto, poco o niente della cifra per l’indennità di mensa stanziata dall’azienda. 

Insomma, una soluzione che davvero non conviene a nessuno. 

Tuttavia, c’è un modo per eliminare i costi dei buoni pasto e delle altre modalità di corresponsione di questo benefit continuando a garantire ai lavoratori un pasto di qualità: si chiama mensa diffusa!

Scopriamo quali sono le differenze tra l’indennità in busta paga  e la mensa diffusa. 

Vuoi conoscere tutte le tipologie di pranzo che un’azienda può offrire, con vantaggi e svantaggi?

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Differenza con la mensa diffusa

La mensa diffusa è l’alternativa a tutti gli altri sistemi, in primis quello dei buoni pasto, conveniente, valida e che garantisce ai lavoratori un pasto di qualità ogni giorno.

La mensa diffusa funziona in tutto e per tutto come una mensa aziendale interna, alla quale si ispira, ma in modo rivisitato e ampliato per adattarsi alle esigenze di aziende e lavoratori moderni.

La mensa diffusa è costituita in effetti da una rete di ristoratori ed altri esercenti commerciali presso i quali i lavoratori possono “acquistare” il loro pranzo aziendale pagando non con un buono pasto cartaceo o elettronico (il badge) ma semplicemente attraverso un’app per smartphone.

Il costo del pasto viene in questo modo addebitato direttamente all’azienda che, a fine mese, rimborsa i ristoratori pagando una regolare fattura. Vediamo in dettaglio quali sono i vantaggi della mensa diffusa rispetto a tutti gli altri servizi.

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Mensa diffusa vs Buoni pasto

Offrire il pasto aziendale è una misura di welfare di base che la maggior parte delle aziende garantisce ai propri dipendenti e che, non a caso, è uno dei benefit più amati dai lavoratori.

Finora il sistema dei buoni pasto è stato quello più utilizzato dalle aziende per offrire il pranzo ai propri dipendenti: tuttavia, si tratta di un metodo che non sempre conviene, soprattutto se l’importo del pranzo offerto dall’azienda supera la soglia di deducibilità, fissata a 8 euro per i buoni pasto elettronici. 

Oltre questo importo infatti, sia le aziende sia i dipendenti sia i ristoratori sono costretti a pagare delle tasse sui buoni pasto che, se per i primi due sono aggirabili con la scelta da parte dell’azienda di fissare la soglia dell’importo giornaliero di ogni singolo pasto entro gli 8 euro, non lo sono per i ristoratori, che si vedono decurtare ogni mese circa il 30% degli incassi. 

Per questo motivo, oltre che per i ritardi nei pagamenti, molti esercizi commerciali hanno iniziato già da qualche tempo a rifiutare il pagamento con i buoni pasto, causando un danno ai dipendenti che si ritrovano in possesso di un titolo di credito difficilmente spendibile. 

La mensa diffusa rappresenta un’alternativa al sistema dei buoni pasto perché si basa su un meccanismo trasparente e che si rivela vantaggioso per tutti: aziende, dipendenti e ristoratori. 

Scegliendo la mensa diffusa l’azienda ha la possibilità di detrarre l’IVA al 4% a prescindere dall’importo giornaliero erogato per il pranzo: questo significa che anche oltre la soglia degli 8 euro al giorno non ci sono tasse e contributi da pagare. L’esenzione fiscale è sempre garantita scegliendo la mensa diffusa, che si rivela quindi un sistema 100% esentasse.

Se a ciò si aggiunge il fatto che le commissioni per i ristoratori sono decisamente più basse (solo il 10% dell’incasso) e che non ci sono ritardi nei pagamenti, perché questi vengono erogati regolarmente ogni mese dietro emissione di una fattura, appare chiaro che la mensa diffusa presenta vantaggi per tutti, anche per i dipendenti, che non avranno più problemi a “spendere” il loro buono per il pranzo aziendale e anzi potranno richiedere l’attivazione di una convenzione anche per i loro ristoranti preferiti. 

Mensa diffusa vs mensa aziendale interna

Ma allora perché non aprire una mensa aziendale interna?

L’opzione potrebbe fare gola soprattutto alle aziende più grandi, che hanno a disposizione locali adeguati da adibire a sala mensa e fondi a sufficienza per mettere in piedi il servizio.

Anche la mensa interna risulta completamente esentasse per le aziende, quindi conviene da un punto di vista fiscale. Lo stesso però non si può dire in termini di responsabilità da parte del datore di lavoro: la gestione di una mensa interna infatti richiede di ottemperare ad una serie di obblighi che invece non sono a carico dell’azienda che “appalta” il servizio a terzi, scegliendo la mensa diffusa.  Inoltre, la mensa aziendale interna si presenta come un servizio obsoleto, che non risponde alle reali esigenze del lavoratore moderno, spesso impegnato fuori dall’ufficio o in smart working. Inoltre, con la mensa aziendale interna non è possibile garantire ai lavoratori la stessa possibilità di scelta di menù che invece ha a disposizione con il servizio di mensa diffusa: come abbiamo detto, il lavoratore può scegliere dove pranzare selezionando il ristorante in una rete di esercizi commerciali convenzionati e può anche richiedere l’attivazione di una convenzione con il suo ristorante preferito. Questo significa poter garantire ad ogni lavoratore un pasto di qualità e rispondente ai suoi gusti ogni giorno.

Mensa diffusa vs indennità di mensa in busta paga

Per risolvere i problemi legati all’erogazione del benefit del pranzo aziendale, alcuni datori di lavoro potrebbero pensare di risolvere la questione semplicemente “rimborsando” i propri dipendenti dell’importo giornaliero che si suppone spendano per il pranzo, accreditandoglielo direttamente in busta paga.

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L’indennità di mensa in busta paga è una soluzione effettivamente semplice, ma tra tutte quelle esaminate finora è indubbiamente la più costosa sia per le aziende sia per i dipendenti. 

Corrispondere l’importo giornaliero per il pranzo in busta paga ai lavoratori significa infatti andare ad aumentare il salario mensile dei lavoratori: l’indennità di mensa in busta paga costituisce infatti reddito da lavoro dipendente e, come tale, è soggetta ad un’importante tassazione che supera di gran lunga il 30% dell’importo netto, sia per le aziende sia per i dipendenti. La percezione del lavoratore è quella di essere rimborsato solo parzialmente dei soldi spesi per il pranzo, venendo meno dunque l’idea di fondo che anima il benefit della pausa pranzo aziendale, ovvero quella di prendersi cura dei propri lavoratori garantendogli non i soldi per il pasto, ma il pasto stesso.

La mensa diffusa non solo non comporta alcun costo aggiuntivo rispetto all’indennità di mensa, ma onora anche l’idea originaria di questa misura di welfare, ovvero permettere all’azienda di offrire ai propri lavoratori un pasto sano e di qualità ogni giorno.

Grazie al servizio di mensa diffusa infatti ciascun dipendente può scegliere dove pranzare, selezionando ogni giorno il ristorante che più gli piace nella lista degli esercizi convenzionati, richiedendo l’attivazione della convenzione con i suoi ristoranti preferiti e pagando semplicemente con il proprio smartphone, senza utilizzare badge né contanti.

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Published On: 11 Marzo 2021Categorie: Aziende e Consulenti

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About the Author: Giuliana Gugliotti

Giornalista, blogger e social media manager freelance. Aiuto aziende e professionisti a raccontare la loro storia e a costruirsi un’identità vincente sul web.