Essere felici e più produttivi sul lavoro richiede ordine e organizzazione. I giapponesi utilizzano il metodo delle 5S.

Diminuire lo stress da lavoro e rendere le persone più felici nel quotidiano è una questione importante per il Giappone. Il paese infatti è tristemente noto per il fenomeno karoshi, ovvero la morte per super lavoro, e da tempo si impegna a cercare soluzioni per garantire più tempo libero ai propri cittadini. Non a caso proprio in Giappone Microsoft ha sperimentato la settimana di 4 giorni lavorativi, ottenendo tra l’altro una crescita della produttività del 40%, maggiore soddisfazione dello staff e una diminuzione di stress da lavoro.

Per lavorare meglio e ridurre lo stress esiste un metodo inventato proprio dai giapponesi. Si basa su un principio a loro molto caro: l’ordine. Questo significa eliminare tutto ciò che è superfluo e quindi non utile a svolgere la propria attività.

Si parte dalla scrivania per arrivare all’organizzazione dell’intera giornata in ufficio e si chiama metodo delle 5S, come le iniziali delle parole che lo compongono. Vediamo insieme come funziona:

Seiri (separare)

La prima mossa secondo questo metodo è quella di individuare ciò che è necessario nel lavoro quotidiano, ciò che serve ogni tanto e ciò che non servirà mai. Lo scopo è quello di eliminare ciò che può essere fonte di distrazione o può provocare perdite di tempo: con troppe cose sul tavolo si fa fatica a trovare quelle che servono davvero. Per farlo si può utilizzare la tecnica dei “cartellini rossi” con cui contrassegnare gli oggetti inutili, e magari metterli in uno scatolone: se ci restano per più di tre mesi, possono anche essere buttati via.

Seiton (riordinare)

Dopo aver deciso cosa è importante nello svolgimento del lavoro e cosa va eliminato, occorrre sistemare in maniera funzionale ciò che è indispensabile. Per questo il principio da seguire è quello della necessità: ciò che si usa ogni giorno va tenuto a portata di mano, ciò che si usa meno va riposto in cassetti o cartelline, utilizzando al meglio le attrezzature fornite dall’azienda. Meno confusione sulla scrivania significa anche mente più libera e diminuzione dei tempi di ricerca.

Seiso (pulire a fondo)

Un ambiente aziendale pulito è un ambiente che «non nasconde» inefficienze. Gli uffici sono mediamente sporchi non per cause particolari ma principalmente per disattenzione e trascuratezza. Secondo il metodo delle 5S, dopo aver riordinato gli oggetti, bisogna impegnarsi a mantenere il proprio ambiente pulito. 

Seiketsu (sistematizzare)

Lo scopo principale di questa fase è evitare la mancata applicazione dei tre processi precedenti, al fine di renderli un’abitudine quotidiana e assicurare che siano mantenuti e migliorati nel tempo. Come? Definendo passaggi ripetitivi ma utili, che consentano di svolgere una mansione in modo semplice senza dover pensare troppo a come impostare il compito. La pulizia non deve riguardare solo la scrivania o l’ufficio ma anche il nostro spazio virtuale, il nostro computer e la nostra mente. 

Shitsuke (diffondere, o sostenere)

Probabilmente l’ultimo step è il più complesso: consiste nell’impegnarsi a mantenere l’impegno preso, facendo in modo che la propria scrivania sia solo il punto di partenza di una riorganizzazione più ampia dell’intero lavoro. Le prime quattro servono, ma se poi non si continua, non serve. Ci vuole qualche sforzo, ma i benefici sono maggiori dei costi: si lavora meglio e aumentano produttività e creatività.

Tu cosa ne pensi? Hai mai utilizzato questo metodo?