Indennità mensa in busta paga: cos’è, come funziona e quali sono le spese fiscali correlate?

Il lavoro full time rappresenta ormai la normalità e sono sempre più numerose le aziende che desiderano offrire il pasto ai propri lavoratori.

Il pranzo non è solo un pasto importante da un punto di vista nutrizionale, ma è anche, per chi lo consuma in azienda, momento di aggregazione e di socialità. Non a caso, i benefit legati alla pausa pranzo sono tra i più amati dai lavoratori e rappresentano un incentivo al rientro in ufficio a seguito della pandemia appena superata. 

Un tempo esisteva la mensa aziendale, ma le moderne esigenze legate al tempo, alle scelte alimentari e ad altre necessità la stanno mandando in disuso. In sua vece, sono emerse modalità alternative per garantire il pranzo ai lavoratori: l’indennità mensa in busta paga è tra queste. Vediamo insieme in cosa consiste, come funziona e quali spese fiscali comporta l’indennità di mensa in busta paga, sia per le aziende sia per i lavoratori.

Indennità sostitutiva di mensa in busta paga: informazioni generali

L’indennità sostitutiva di mensa in busta paga è un incentivo che si eroga ai lavoratori in alternativa all’offerta del servizio di mensa aziendale. 

Si tratta di una somma che viene corrisposta al dipendente in busta paga in aggiunta al suo salario o stipendio abituale. L’idea è quella di rimborsare il lavoratore per i costi sostenuti per il pranzo, in assenza di una soluzione proposta dall’azienda, come la mensa interna. 

Chi ha diritto all’indennità di mensa in busta paga?

L’indennità di mensa è un contributo che può essere erogato in favore di tutti i lavoratori dipendenti, full time ma anche part time, a seconda degli accordi:

• previsti dai contratti collettivi di lavoro riferiti ad un determinato settore di mercato
• interni tra l’azienda e i suoi dipendenti (o anche solo un comparto aziendale)

Nel primo caso, l’indennità di mensa risulta obbligatoria per l’azienda: resta però la possibilità di sostituire questa modalità con altre riconosciute dalla legge, come la succitata mensa aziendale interna. Nel secondo caso, la scelta di erogare questo indennizzo in denaro spetta esclusivamente all’azienda.

Come si calcola l’importo da corrispondere?

A seconda dei casi, l’importo da erogare può essere stabilito dai CCNL, sia in ordine di giorni che di ore lavorate, oppure può essere a discrezione dell’azienda.

Per calcolare l’importo lordo bisogna moltiplicare la cifra giornaliera, da destinare a ciascun dipendente come indennizzo per il pranzo, per il numero di giorni lavorativi – ed effettivamente lavorati – del mese.

Nel caso in cui l’indennizzo sia riconosciuto in base alle ore lavorate, bisognerà moltiplicare la cifra per il numero di ore effettivamente lavorate dal dipendente per ottenere l’indennità totale. 

Come si evince da questo calcolo, l’indennità in busta paga non è sempre uguale per tutti i dipendenti ma può cambiare a seconda delle scelte aziendali, degli accordi previsti dai CCNL e anche dal numero di ore o giorni in cui il dipendente ha effettivamente lavorato. 

Da questo punto di vista l’indennità può sembrare una soluzione vantaggiosa sia per i lavoratori, che si vedono corrispondere una cifra extra accanto alla paga pattuita, ma soprattutto per le aziende, che possono risparmiare sui costi del servizio mensa e in caso di assenza dei dipendenti. 

Indennità sostitutiva di mensa: la tassazione

In realtà l’indennità di mensa in busta paga presenta delle insidie dal punto di vista fiscale che la rendono poco vantaggiosa per tutti, dipendenti e aziende. 

Quando parliamo di calcolo di indennità facciamo sempre riferimento a una cifra lorda: l’indennità di mensa in busta paga rappresenta infatti un elemento della retribuzione straordinaria del lavoratore, e in quanto tale risulta soggetta integralmente a tassazione. 

Che significa?

La cifra corrisposta come indennità di mensa va a costituire reddito per il lavoratore dipendente, che quindi è tenuto al pagamento di tasse e contributi sull’importo ricevuto. Stesso discorso vale per l’azienda, che è ugualmente soggetta a tassazione ordinaria. 

Esistono delle eccezioni?

La risposta è sì. Ci sono dei casi in cui l’indennità di mensa in busta paga non costituisce reddito e non è soggetta a tassazione. Ecco quali sono: 

• quando l’indennità di mensa viene considerata una prestazione sostitutiva alla somministrazione di vitto
• se corrisposte agli addetti ai cantieri edili, oppure ai lavoratori impiegati in altre strutture a carattere temporaneo oppure in strutture produttive site in zone dove non siano presenti servizi di ristorazione 

Anche queste eccezioni presentano dei limiti relativi alla somma quotidiana erogabile: oltre una certa soglia, anche in questi casi l’indennità di mensa viene comunque soggetta a tassazione. 

Inoltre, per usufruire dei vantaggi offerti da quest’eccezione bisogna garantire che l’indennità venga erogata a tutti i lavoratori dell’impresa (o ad una categoria omogenea, ad esempio: tutti i lavoratori attualmente impiegati presso un cantiere edile). 

Indennità sostitutiva di mensa in busta paga: conclusioni

In questa breve guida all’indennità sostitutiva di mensa in busta paga abbiamo analizzato le sue caratteristiche generali e abbiamo scoperto:

• a chi spetta 
• come si calcola 
• qual è la tassazione vigente
• le eccezioni esentasse

L’indennità in busta paga conviene?

La risposta è, per quanto possa a primo acchito apparire vantaggiosa, l’indennità di mensa in busta paga si rivela, a conti fatti, una soluzione costosa per tutti, aziende e dipendenti. L’opportunità di sceglierla o meno dipende dai casi ma, in linea generale, soluzioni alternative alla mensa aziendale come i buoni pasto o la mensa diffusa risultano più convenienti da un punto di vista fiscale.